Vespa Alert Belgium – Bescherming van persoonsgegevens

Versie 1.0 – 10/12/2025

Dit privacybeleid legt uit hoe Vespa Alert Belgium persoonsgegevens verzamelt, gebruikt, bewaart en beschermt in het kader van meldingen van nesten van de Aziatische hoornaar (Vespa velutina) in België. Wij respecteren de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR – EU 2016/679) en de Belgische regelgeving inzake privacybescherming.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke is:

Vespa Alert Belgium
Algemeen contactadres: contact@vespa-alert.be

2. Verzamelde persoonsgegevens

In het kader van het gebruik van het platform, en in het bijzonder bij het invullen van het meldingsformulier, kunnen de volgende categorieën gegevens worden verzameld:

2.1. Identificatiegegevens

• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Naam en voornaam (indien vrijwillig meegedeeld)

2.2. Locatiegegevens

• Adres of beschrijving van de locatie van het nest
• GPS-coördinaten, wanneer de gebruiker de geolocatiefunctie activeert

Deze informatie is noodzakelijk om de locatie van het nest voldoende nauwkeurig te bepalen en, indien nodig, een interventie door bevoegde diensten of professionele verdelgers te organiseren.

2.3. Gegevens over het waargenomen nest

• Type ondergrond of structuur (boom, gebouw, haag, constructie, enz.)
• Geschatte hoogte van het nest
• Geschatte grootte van het nest
• Waargenomen activiteit (aanwezigheid van hoornaars, intensiteit, enz.)
• Datum van observatie
• Eventuele aanvullende informatie in het veld “opmerking”

2.4. Foto’s

De gebruiker kan foto’s van het vermoede nest toevoegen. Deze beelden kunnen indirect identificeerbare elementen bevatten (gebouwen, tuinen, straatnaamborden, enz.). Wij verzoeken gebruikers om geen herkenbare personen op de foto’s te tonen.

2.5. Technische gegevens

• Datum en tijdstip van de melding
• Technische informatie over het apparaat of de browser (type, versie, enz.)

Deze technische gegevens worden uitsluitend gebruikt om de goede werking en de beveiliging van het platform te garanderen.

3. Doeleinden van de verwerking

De verzamelde gegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• Registreren en analyseren van meldingen van nesten van de Aziatische hoornaar;
• Lokaliseren van nesten om een eventuele interventie door bevoegde diensten of professionele verdelgers mogelijk te maken;
• Doorgeven van relevante informatie aan bevoegde overheden, partners of erkende operatoren die betrokken zijn bij de bestrijding van de Aziatische hoornaar;
• Bijwerken van kaarten en dashboards (publiek of professioneel) met betrekking tot gemelde, bevestigde of geneutraliseerde nesten;
• Opstellen van geaggregeerde en geanonimiseerde statistieken om de verspreiding van de soort in België op te volgen;
• Beantwoorden van vragen of verzoeken om verduidelijking gericht aan Vespa Alert Belgium;
• Verbeteren van de kwaliteit van de dienst, de relevantie van de informatie en het opsporen van foutieve of misbruikmakende meldingen.

De gegevens worden nooit gebruikt voor reclame- of direct-marketingdoeleinden.

4. Rechtsgrond van de verwerking

Overeenkomstig de GDPR steunt de verwerking van gegevens op de volgende rechtsgronden:

4.1. Toestemming (Artikel 6.1.a GDPR)

Door een melding in te dienen via het formulier, verstrekt de gebruiker vrijwillig de noodzakelijke gegevens en stemt hij/zij in met de verwerking ervan voor de doeleinden zoals beschreven in dit beleid.

4.2. Taak van algemeen belang (Artikel 6.1.e GDPR)

Het monitoren en beheren van een invasieve exoot zoals de Aziatische hoornaar kadert in de bescherming van biodiversiteit, bijenteelt en, ruimer, het algemeen belang. De verwerkingen door Vespa Alert Belgium passen binnen dit kader.

4.3. Gerechtvaardigd belang (Artikel 6.1.f GDPR)

Bepaalde verwerkingen kunnen steunen op het gerechtvaardigd belang van Vespa Alert Belgium, met name om:

• de kwaliteit en betrouwbaarheid van meldingen te waarborgen;
• misbruik van het platform te voorkomen;
• het inzicht in de verspreiding van de soort te verbeteren.

5. Ontvangers van de gegevens

De verzamelde gegevens kunnen, uitsluitend indien nodig en binnen een beveiligd kader, worden doorgegeven aan de volgende categorieën ontvangers:

• Bevoegde regionale overheden (Wallonië, Vlaanderen, Brussel);
• Gemeenten en intercommunales die betrokken zijn bij de aanwezigheid van nesten;
• Erkende verdelgers en professionele operatoren;
• Onderzoeksinstellingen of milieu-observatoria;
• Gebruikers van de PRO-ruimte, binnen de grenzen van hun toegangsrechten.

Identificatiegegevens van de melder (naam, e-mail, telefoon) worden niet doorgegeven aan operatoren of overheden zonder noodzaak, wettelijke verplichting of uitdrukkelijke toestemming.

6. Hosting en beveiliging

De gegevens worden gehost op beveiligde servers binnen de Europese Unie of bij dienstverleners die passende GDPR-garanties bieden.

Vespa Alert Belgium neemt passende technische en organisatorische maatregelen, zoals:

• versleuteling van communicatie (HTTPS);
• strikte toegangsbeheer;
• regelmatige back-ups;
• logboeken van toegangen en gevoelige handelingen.

7. Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden bewaard gedurende beperkte en proportionele termijnen:

• Contactgegevens van de melder (e-mail, telefoon, naam): maximaal 2 jaar na het einde van het betreffende meldseizoen.
• Omgevingsgegevens (locatie van het nest, type ondergrond, observatie-info): tot 5 jaar voor trend- en spreidingsanalyses.
• Foto’s: in principe 1 jaar, tenzij uitdrukkelijk akkoord voor langer gebruik of langere bewaring.
• Geanonimiseerde statistische gegevens: onbeperkt in de tijd voor wetenschappelijke of algemene analyses.

8. Rechten van betrokkenen

Overeenkomstig de GDPR beschikt iedere betrokkene over de volgende rechten met betrekking tot zijn/haar gegevens:

• Recht op inzage: bevestiging krijgen van de verwerking en toegang tot de gegevens;
• Recht op rectificatie: onjuiste of onvolledige gegevens laten verbeteren;
• Recht op gegevenswissing (“recht om vergeten te worden”), binnen de grenzen van de wet;
• Recht op beperking van de verwerking;
• Recht van bezwaar, om redenen die verband houden met de specifieke situatie;
• Recht om toestemming in te trekken, wanneer de verwerking daarop is gebaseerd;
• Recht op overdraagbaarheid van door de betrokkene verstrekte gegevens, in de gevallen voorzien door de GDPR.

Om deze rechten uit te oefenen, kan een verzoek worden gericht aan: contact@vespa-alert.be.

Er wordt in de regel binnen 30 dagen na ontvangst van het verzoek gereageerd, behoudens meer complexe situaties zoals voorzien in de regelgeving.

9. Cookies

De website van Vespa Alert Belgium gebruikt voornamelijk functionele cookies die noodzakelijk zijn voor het goed functioneren van het platform (navigatie, formulieren, beveiliging).

Er worden geen advertentie- of trackingcookies van derden gebruikt zonder de uitdrukkelijke toestemming van de gebruiker. Indien analytische of statistische cookies worden toegevoegd, wordt hiervoor een geschikte toestemmingsbanner voorzien.

10. Gebruik door minderjarigen

Het platform is niet specifiek bedoeld voor minderjarigen jonger dan 16 jaar. Wij raden aan dat meldingen door minderjarigen gebeuren met toestemming en onder toezicht van een volwassene.

11. Wijzigingen van dit beleid

Dit privacybeleid kan worden bijgewerkt om rekening te houden met wettelijke, technische of organisatorische ontwikkelingen, of met nieuwe functionaliteiten van het platform.

De datum van de laatste update wordt bovenaan dit document vermeld. Gebruikers wordt aangeraden deze pagina regelmatig te raadplegen.

12. Contact en klachten

Voor vragen over dit privacybeleid of de manier waarop uw gegevens worden verwerkt, kunt u contact opnemen met:

Vespa Alert Belgium
E-mail: contact@vespa-alert.be

Indien u van mening bent dat uw rechten niet worden gerespecteerd, heeft u tevens het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) in België.