Privacy

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke is:
Vespa Alert & Vespa Alert VZW

Vespa Alert is een Belgisch platform gewijd aan de melding, observatie, opvolging, analyse en coördinatie van gegevens over de Aziatische hoornaar (Vespa velutina), zijn nesten, waargenomen individuen, vangstregistratie en bestrijdingsacties op het grondgebied.

2. Verzamelde persoonsgegevens

Afhankelijk van de gebruikte functionaliteiten kan Vespa Alert de volgende categorieën gegevens verzamelen:

2.1. Identificatie- en contactgegevens

• Naam en voornaam, wanneer deze vrijwillig worden verstrekt.
• E-mailadres.
• Telefoonnummer.
• Adres of contactgegevens die nodig zijn voor de opvolging van de melding.
• Naam van een organisatie, gemeente, instelling of onderneming, indien van toepassing.

2.2. Locatiegegevens

• Adres of beschrijving van de betrokken locatie.
• GPS-coördinaten wanneer de gebruiker geolocatie activeert of een punt op de kaart plaatst.
• Betrokken gemeente, provincie, regio of administratieve zone.

Deze informatie is nodig om observaties, nesten of vallen te lokaliseren, opvolging te organiseren, territoriale statistieken op te stellen en een eventuele interventie mogelijk te maken.

2.3. Gegevens over nesten

• Type drager: boom, gebouw, haag, constructie, grond, schuilplaats, enz.
• Geschatte hoogte.
• Geschatte grootte.
• Waargenomen activiteit.
• Datum en tijdstip van de observatie.
• Status van de melding: te controleren, bevestigd, doorgestuurd, vernietigd, foutieve melding, enz.
• Opmerkingen en aanvullende informatie toegevoegd door de gebruiker of door een bevoegde operator.

2.4. Gegevens over waargenomen individuen

• Observatie van een of meerdere Aziatische hoornaars.
• Geschat aantal waargenomen individuen.
• Waargenomen gedrag: jacht, voeding, passage, vliegrichting, aanwezigheid bij bijenstand, enz.
• Vliegrichting of informatie die nuttig is voor territoriale analyse.
• Gegevens die analysetools zoals de Vespa Flight Analyzer kunnen voeden.

2.5. Gegevens over vangstregistratie

• Locatie van geregistreerde vallen.
• Gebruikt type val.
• Datum van plaatsing.
• Gegevens over controles en vangsten.
• Aantal gevangen Aziatische hoornaars en, indien vermeld, andere waargenomen insecten.
• Eventuele foto's.
• Opmerkingen en terreinobservaties.

2.6. Foto's en doorgestuurde bestanden

De gebruiker kan foto's toevoegen om identificatie, validatie of opvolging van een melding te vergemakkelijken. Deze beelden kunnen indirect identificerende elementen bevatten.

2.7. Gegevens gekoppeld aan PRO- en institutionele accounts

• Accountidentificatiegegevens.
• Professioneel e-mailadres.
• Rol en toegangsrechten.
• Gemeente, instelling, organisatie of opgevolgde zone.
• Acties uitgevoerd in de PRO-ruimte wanneer dit nodig is voor traceerbaarheid.

2.8. Technische gegevens

• Datum en tijdstip van gebruik.
• Sessiegegegevens die nodig zijn voor de werking van de site.
• Technische informatie over browser, toestel of beveiliging.
• Technische logs om misbruik, fouten of ongeoorloofde toegang te voorkomen.

3. Doeleinden van de verwerking

De gegevens worden verwerkt om:

• Meldingen van Aziatische hoornaars, nesten, individuen en vallen te registreren en te analyseren.
• De lokalisatie, validatie, opvolging en prioritering van nesten te vergemakkelijken.
• Coördinatie mogelijk te maken tussen burgers, gemeenten, instellingen, partners en professionals.
• De opvolging van vangstregistratie en gemelde vangsten te verzekeren.
• Kaarten, statistieken, dashboards en territoriale rapporten te voeden.
• Indicatoren voor de opvolging van de invasieve soort te produceren.
• De kennis over verspreiding, dynamiek en impact van Vespa velutina te verbeteren.
• Analyse-, visualisatie- en beslissingsondersteunende tools te ontwikkelen.
• Contact-, ondersteunings- of verduidelijkingsvragen te beantwoorden.
• De veiligheid, kwaliteit en betrouwbaarheid van de verzamelde gegevens te verzekeren.
• Foutieve, misbruikende of frauduleuze meldingen te voorkomen.

4. Rechtsgronden van de verwerking

• Toestemming: wanneer de gebruiker vrijwillig een melding, contactgegevens, foto of aanvullende informatie doorstuurt.
• Gerechtvaardigd belang: om veiligheid, gegevenskwaliteit, preventie van misbruik en goede werking van het platform te verzekeren.
• Taak van algemeen belang of milieubelang: de monitoring van een invasieve soort draagt bij aan de bescherming van biodiversiteit, imkerij, openbare veiligheid en milieu.
• Wettelijke verplichting: wanneer bepaalde informatie moet worden bewaard of meegedeeld volgens een wettelijke of administratieve vereiste.

5. Ontvangers van de gegevens

De gegevens kunnen enkel worden geraadpleegd of doorgegeven wanneer dit noodzakelijk is voor de in dit beleid beschreven doeleinden.

• Bevoegde overheidsinstanties.
• Betrokken gewesten, provincies, gemeenten en administraties.
• Bestrijdingsdiensten, gemandateerde operatoren of partner-ongediertebestrijders.
• Publieke instellingen of organisaties betrokken bij het beheer van de invasieve soort.
• Bevoegde gebruikers van de PRO- of institutionele ruimte, strikt binnen hun toegangsrechten.
• Universiteiten, onderzoekscentra, hogescholen, laboratoria of wetenschappelijke organisaties, uitsluitend volgens de hieronder vermelde voorwaarden.

Identificatiegegevens worden niet meegedeeld zonder operationele noodzaak, wettelijke verplichting, passende rechtsgrond of expliciete toestemming.

6. Wetenschappelijk onderzoek en anonimisering

Vespa Alert kan bijdragen aan onderzoek, territoriale analyse, milieumonitoring, biodiversiteitsstudies of opvolging van de verspreiding van de Aziatische hoornaar.

In dit kader kunnen bepaalde gegevens worden doorgegeven aan universiteiten, onderzoekscentra, hogescholen, laboratoria, wetenschappelijke organisaties of milieuobservatoria.

• Geen naam, telefoonnummer of e-mailadres wordt voor wetenschappelijke doeleinden doorgegeven, behalve bij specifieke rechtsgrond of expliciete toestemming.
• Wetenschappelijke gegevens kunnen betrekking hebben op zones, trends, periodes, meldingsvolumes, vangsten of milieu-indicatoren.
• Resultaten kunnen worden gebruikt voor rapporten, publicaties, analyses of beslissingsondersteunende tools.
• Deze toepassingen hebben uitsluitend een wetenschappelijk, ecologisch, pedagogisch of algemeen belang als doel.

7. Gegevens gepubliceerd op publieke kaarten

De publieke kaarten van Vespa Alert kunnen informatie tonen over meldingen, nesten, vallen, vangsten of observatiezones.

• Publiek weergegeven gegevens blijven beperkt tot informatie die nuttig is voor sensibilisering en milieumonitoring.
• Exacte coördinaten kunnen worden veralgemeend, gemaskeerd of beperkt wanneer dat nodig is.
• Contactgegevens van burgers worden niet publiek weergegeven.
• Cartografische weergave heeft nooit tot doel de persoon die een melding deed te identificeren.

8. PRO- en institutionele accounts

Gebruikers met professionele of institutionele toegang kunnen bepaalde aanvullende informatie raadplegen die nodig is voor hun opdrachten.

• Deze toegangen zijn strikt beperkt per rol, gebied of opdracht.
• Geraadpleegde gegevens mogen enkel worden gebruikt voor het beheer van de Aziatische hoornaar.
• PRO-gebruikers moeten de vertrouwelijkheid van toegankelijke informatie respecteren.
• Toegangen kunnen worden geschorst of verwijderd bij misbruik.

9. Hosting en beveiliging

Gegevens worden gehost op beveiligde infrastructuur binnen de Europese Unie of bij dienstverleners die GDPR-conforme garanties bieden.

• Versleuteling van communicatie via HTTPS.
• Beheer van rollen, machtigingen en toegangen.
• Regelmatige back-ups.
• Logging van toegang en gevoelige handelingen wanneer nodig.
• Beschermingsmaatregelen tegen ongeoorloofde toegang, misbruik, injecties of frauduleus gebruik.

10. Bewaartermijn

• Contactgegevens: maximaal 2 jaar na het laatste contact of afsluiting van het betrokken dossier.
• Operationele meldingsgegevens: maximaal 10 jaar voor milieumonitoring, traceerbaarheid en territoriale analyse.
• Gegevens over vangstregistratie en vangsten: maximaal 10 jaar voor trendopvolging en milieuevaluatie.
• Foto's: maximaal 5 jaar, behalve bij operationele noodzaak, geanonimiseerde wetenschappelijke noodzaak of gemotiveerd verwijderingsverzoek.
• PRO-accountgegevens: gedurende de toegangsperiode, daarna verwijdering of archivering binnen een redelijke termijn.
• Geanonimiseerde of geaggregeerde statistische gegevens: mogelijke bewaring zonder tijdsbeperking.
• Geanonimiseerde wetenschappelijke gegevens: mogelijke bewaring zonder tijdsbeperking.

11. Rechten van gebruikers

Overeenkomstig de GDPR beschikt elke gebruiker, afhankelijk van het geval, over de volgende rechten:

• Recht op inzage.
• Recht op rectificatie.
• Recht op wissing.
• Recht op beperking van de verwerking.
• Recht van bezwaar.
• Recht om toestemming in te trekken wanneer de verwerking daarop gebaseerd is.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid wanneer dit recht van toepassing is.

Om deze rechten uit te oefenen kan de gebruiker schrijven naar:
admin@vespa-alert.be ou contact@vespa-alert.be.

12. Cookies en trackers

De Vespa Alert-site gebruikt hoofdzakelijk strikt noodzakelijke technische cookies voor de goede werking: navigatie, formulieren, beveiliging, sessiebeheer en toegang tot afgeschermde ruimtes.

Er worden geen advertentie- of commerciële profileringscookies gebruikt.

Als analytische cookies of diensten van derden met niet-essentiële trackers worden toegevoegd, zal informatie of een toestemmingsmechanisme worden voorzien volgens de toepasselijke regels.

13. Minderjarigen

Het platform is niet specifiek gericht op minderjarigen jonger dan 16 jaar. Wij raden aan dat een volwassene elke melding door een minderjarige begeleidt.

14. Geen commercieel gebruik

Vespa Alert gebruikt de verzamelde gegevens niet voor reclame, commerciële profilering, verkoop van bestanden, prospectie of doorverkoop aan derden.

15. Wijzigingen aan het beleid

Dit beleid kan worden bijgewerkt om rekening te houden met juridische, technische of functionele evoluties van het Vespa Alert-platform. De datum van bijwerking staat bovenaan het document.

16. Contact en klachten

Voor elke vraag over dit beleid of gegevensbescherming:
admin@vespa-alert.be
contact@vespa-alert.be

De gebruiker kan ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA/APD).